Les entreprises ont-elles encore besoin de bureaux à offrir à leurs collaborateurs ?

21.11.2022

Cinq raisons pour lesquelles les bureaux présentiels resteront importants à l'avenir!

Les bureaux classiques coûtent souvent un loyer, consomment de l'énergie et contribuent à l'engorgement des rues aux heures de pointe. Après deux ans de télé travail subi, beaucoup se sont demandé si le bureau classique a maintenant fait son temps ? Quelqu'un en a-t-il encore vraiment besoin ? Entre-temps, on constate que les collaborateurs retournent de plus en plus à leurs bureaux et cherchent délibérément la proximité géographique avec leurs collègues et leurs employeurs. A quoi cela est-il dû et quels sont les défis techniques qui en découlent pour la communication professionnelle ?

Des personnes ont-elles vécu ici autrefois ? Une photo de l'être aimé sur le bureau, quelques post-its aux couleurs vives collés autour d'un écran, un sous-main avec des notes personnelles : dans de nombreux bureaux, ces traces de l'espace de travail personnel ont l'air d'être des reliques d'un autre monde. Un monde disparu ?

En effet, de nombreuses entreprises sont passées entièrement en télé travail pendant la pandémie et ont fait de bonnes expériences. Certaines ont donc déjà fait un pas de plus, ont introduit des modèles de travail hybrides (travailler quelques jours au bureau, quelques jours au home office), ont par conséquent réduit les surfaces de bureau et introduit des modèles de partage de bureau. Il ne fait aucun doute que les avantages du travail décentralisé sont nombreux : du point de vue de l'employeur, il permet de réaliser des économies substantielles à une époque où les prix de l'immobilier et de l'énergie sont en hausse. Les collaborateurs apprécient en même temps la nouvelle flexibilité dans le choix du lieu de travail, s'y sont habitués et ont depuis longtemps planifié le temps gagné de manière contraignante dans leur quotidien.

Pourtant, même si l'utilisation et la fonction des bureaux ont beaucoup changé, beaucoup ne peuvent pas vraiment s'imaginer renoncer complètement aux bureaux et donc aux locaux de l'entreprise. Les données de Flexopus montrent que les bureaux se remplissent à nouveau sensiblement*. Pour le magazine allemand WirtschaftsWoche, le fournisseur de partage d’espaces de travail a rassemblé les données de quelques 500 entreprises et d'environ 100.000 utilisateurs et a comparé les périodes avant et après la suppression de l'obligation de travailler à domicile au printemps.

Les raisons pour lesquelles tant les employeurs que les employés souhaitent continuer à avoir des bureaux physiques sont tout aussi complexes que les défis technologiques que les évolutions du monde du travail entraînent dans la perspective de la communication professionnelle. Nous avons examiné cinq aspects de plus près :

1. Des réunions dédiées au lieu de la fatigue du zoom

Depuis le coronavirus, la vie professionnelle et privée se déroule principalement devant des caméras et non plus dans de véritables salles, en face à face avec le ou la collègue. Ce qui présente d'une part des avantages, notamment le libre choix du lieu de travail, peut d'autre part stresser : Jeffrey Hancock, professeur de sciences de la communication à l'université de Stanford, appelle ce phénomène** "Zoom Exhaustion and Fatigue". Il s'agit de l'épuisement provoqué par les vidéoconférences. Principal résultat de l'étude : les vidéoconférences sont beaucoup plus fatigantes que les réunions en présentiel. La raison en serait « l’attention centrée sur soi », selon les termes utilisés en psychologie sociale.

Le fait que l'on ne soit pas seulement observé en permanence lors des vidéoconférences, mais que l'on se voie également soi-même, entraîne une introspection multiple qui peut finalement provoquer du stress. La crainte de laisser une mauvaise impression visuelle et verbale finit par prendre le pas sur le contenu objectif de la communication. Les réunions dans des salles réelles avec des personnes réellement présentes sont donc pour beaucoup non seulement plus agréables, mais aussi plus productives en termes de performance et de résultat de la communication.

2. Le travail au bureau favorise les relations sociales et la culture d’entreprise

Le passage au télétravail en raison de la pandémie a montré que les travailleurs se sont bien adaptés aux conditions du travail mobile et qu'ils apprécient la flexibilité et la liberté nouvellement acquises en ce qui concerne le choix du lieu de travail. Toutefois, la culture d'entreprise risque de s’y perdre. Selon la structure de l'organisation, les contacts sociaux peuvent être mieux ou moins bien maintenus. Le contact avec les autres équipes et donc avec l'entreprise en général est également difficile à maintenir.

Même si le travail à distance est considéré comme une arme miracle pour un travail rapide et agile ou comme une source d'économies de temps et d'argent, il présente également des inconvénients en termes de culture d'entreprise, par exemple lorsque la cohabitation sociale dans la cafétéria, les pauses déjeuner communes, la célébration des succès ou les séances de brainstorming spontanées font défaut. Les entreprises ne sont pas seulement des bureaux, ce sont aussi et surtout des constructions sociales.

 3. Les locaux représentatifs sont bons pour l'image de l'entreprise

On dit que les entreprises communiquent avec leurs locaux, à l'intérieur comme à l'extérieur. Outre le choix du site, la manière dont les bureaux ou les salles de conférence sont aménagés, a une influence sur la perception et l'image de l'entreprise sur les tiers. L'aménagement des bureaux est soumis, comme le monde du travail lui-même, à certains processus de changement.

Ainsi, les bureaux individuels seront rares dans le monde du travail de demain. À la place, il y aura plus souvent des bureaux partagés en « flexoffice » pour le travail quotidien. Parallèlement, des espaces seront créés pour permettre une collaboration créative ou servir de lieu de rencontre. Inversement, il faudra également prévoir des lieux plus calmes pour mener des taches nécessitant une grande concentration ou organiser des réunions sans être dérangé.

4. Les lieux renforcent l'identification avec l'entreprise

Pour de nombreux travailleurs, les espaces de bureau ne sont en outre pas seulement un lieu de rencontre, mais aussi un facteur important d'identification avec leur propre employeur. Si les univers de bureau disparaissent complètement, la fidélisation des collaborateurs en pâtit, s'inquiètent de nombreuses entreprises. Il semble que le bureau restera, même dans le monde du travail hybride, un élément constitutif de l'identité qui souligne le caractère d'une entreprise à l'intérieur comme à l'extérieur.

Dans le même temps, les bureaux ne seront plus seulement des lieux de travail, ils auront plus que jamais pour mission de favoriser les échanges personnels, de créer une identité et de faire vivre une culture d'entreprise. Car tout cela est soit impossible, soit difficile à mettre en œuvre dans le cadre d’un télétravail complet.

Parallèlement, les entreprises sont aujourd'hui tenues de mettre en place une infrastructure qui permette aux collaborateurs de changer sans problème de lieu de travail - tantôt au bureau, tantôt à domicile, tantôt en déplacement. La solution Soft-PBX COMtrexx de FONtevo, entièrement virtualisable et qui permet notamment cette flexibilités des lieux de travail, offre par exemple une entrée simple et rentable dans la communication professionnelle moderne. Grâce à la fonction intégrée Roaming-User, les utilisateurs peuvent par exemple se connecter depuis des bureaux partagés à partir de n'importe quel téléphone configuré dans le système télécom. L'utilisateur dispose ainsi de l'accès habituel avec ses paramètres et autorisations personnels.

5. Sans bureaux, la vie professionnelle et la vie privée se confondent

Une autre raison qui plaide en faveur de la persistance des bureaux est la moins bonne séparation entre la sphère professionnelle et la sphère privée avec un bureau à domicile. Les personnes qui travaillent beaucoup à la maison ont souvent plus de mal à se déconnecter et à se libérer l'esprit, comme l'a révélé la Confédération des syndicats allemands dans une étude. Pour réussir à mieux séparer le travail de la vie privée, il faut donc d'une part plus d'autodiscipline, mais aussi un soutien de la part de l'entreprise. Outre la confiance, il s'agit notamment de prendre des mesures techniques permettant la séparation nécessaire en mettant à disposition le matériel et les logiciels adéquats.

Le transfert des appels professionnels sur le smartphone privé lorsque l'on travaille à la maison devrait par exemple être de l'histoire ancienne. Dans ce cas, les solutions technologiques telles que COMfortel SoftPhone avec son client logiciel intuitif pour Windows, iOS & Android contribue à plus de professionnalisme et à moins de stress.

Conclusion

Il n'y a certainement pas de réponse universelle à la question posée au début : "Les entreprises ont-elles encore besoin de lieux aujourd'hui ? Mais il existe toute une série de raisons qui font que le bureau reste un lieu de travail physique justifié. Le monde du travail, et donc les espaces de travail, sont actuellement en pleine mutation, mais renoncer complètement aux bureaux physiques, aux salles de réunion et autres entraînerait tôt ou tard plusieurs pertes : la cohabitation, la culture, la philosophie d'entreprise, l'identification avec l'entreprise et même, au final, les collaborateurs.

Pour les employeurs, il s'agit maintenant de créer les conditions permettant à leurs collaborateurs de changer de lieu de travail de manière flexible, sans obstacles technologiques. Et il n'est certainement pas inutile de conserver des possibilités d'aménagement personnel des locaux par le personnel. Il ne s'agit pas forcément de photos de famille. Et qui a encore besoin de post-its aujourd'hui ?

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