13.09.2022
Le monde de l’entreprise développe la généralisation du travail hybride : la part des employés en télétravail à domicile reste très élevée, le travail nomade se standardise, les environnements de bureau deviennent des lieux de rencontre avec des postes de travail alternés. Au cœur de cette évolution se trouve également une transformation des technologies de communication numérique. Que doivent offrir les solutions de communication pour augmenter la productivité de votre entreprise - et pas seulement du stress des collaborateurs ? Nous pensons que pour cela, cinq aspects soient particulièrement importants.
L’évolution de l’organisation du travail continue actuellement à un rythme effréné : de nombreux employés souhaitent avoir plus de liberté dans le choix de leur lieu de travail, mais ne veulent généralement pas renoncer à une présence temporaire au bureau. Selon une étude de l'Institut Fraunhofer pour la gestion du travail et l'organisation (Organisation Internationale du Travail), la possibilité d'une collaboration personnelle ainsi que les échanges informels avec les collègues jouent notamment un rôle décisif.1
Aussi, pour de nombreux employés, les bureaux ne sont pas seulement un lieu de rencontre, mais aussi un facteur important d'identification avec leur employeur. Si les bureaux disparaissent complètement, la fidélisation des collaborateurs en pâtit, s'inquiètent les entreprises.
Nos bureaux tels que nous les connaissons ne resteront pas inchangés. Les bureaux individuels deviendront une rareté dans le monde du travail de demain. À la place, il y aura de grands espaces collectifs avec partage de bureau pour le travail quotidien. Dans le même temps, d’autres lieux seront créés pour permettre une collaboration créative, mais aussi des zones en retrait pour préserver un travail concentré et organiser des réunions sans être dérangé.
Ces évolutions ne posent pas seulement des défis particuliers aux employés. Elles doivent aussi être accompagnées par une mise en œuvre technologique bien pensée. En effet, les bureaux devront à l'avenir être utilisables de manière plus flexible et être équipés en conséquence d'une technologie de communication performante. Tous les outils y afférant, ordinateurs portables, tablettes, téléphones de bureau, mobiles, ainsi que les solutions de visioconférence doivent être acquis et déployé, les logiciels installés et maintenus.
Les entreprises sont confrontées au défi de prendre les dispositions techniques nécessaires pour que les collaborateurs puissent décider eux-mêmes, en fonction de leurs situations personnelles, lieux de travail et les outils les mieux adaptés aux moments les plus opportuns. Cela induit des exigences élevées aux technologies de communication par lesquelles les entreprises doivent assurer la productivité du personnel, même à l'époque du travail distribué et décentralisé.
5 notions fondamentales ressortent actuellement pour orienter le choix des entreprises de solutions de communication. Il s’agit avant tout de tenir compte des aspects de sécurité, d'ouverture, de flexibilité, de disponibilité et d'évolutivité. Voilà ce que cela couvre dans le détail.
Les aspects de la sécurité informatique devraient être au centre du choix du système dès le départ, car c'est là que se révèle un point faible fréquent des concepts actuels de postes de travail. De nombreuses entreprises ne gèrent toujours pas de manière centralisée la sécurité des téléphones mobiles, ordinateurs portables, tablettes et autres terminaux mobiles connectés au réseau de l'entreprise.
Il est pourtant clair que des fonctions de sécurité importantes comme les VPN, le cryptage des supports de données, l'authentification à facteurs multiples ou la segmentation et la sécurisation des réseaux doivent devenir monnaie courante à l'ère du New Work. C'est la seule façon pour les entreprises de garder le contrôle de leurs données tout en donnant aux collaborateurs la liberté d'y accéder de manière flexible et mobile.
Qui ne connaît pas cette situation ? Alors que vous devez vous concentrer sur une tâche importante et que vous avez réglé l'indicateur de présence sur "ne pas déranger", un appel arrive tout de même sur votre téléphone. Ou inversement : un collègue est affiché comme "libre" dans MS Teams et n'est pourtant pas joignable pour un appel vidéo parce qu'il est en communication en parallèle sur sa ligne téléphonique. Un problème courant qui survient lorsque les logiciels de téléphonie et de collaboration ne sont pas synchronisés entre eux.
Ce stress lié à la technologie reconnu depuis plusieurs décennie s’est accentué avec les nouveaux modes de fonctionnement de l’entreprise. Une solution de communication ouverte et intégrable permet de limiter ces facteurs de stress. Grâce à une gestion de présence uniforme entre les outils et à un affichage individuel du statut, chaque participant peut signaler le type de communication pour lequel il est disponible. Cela évite les distractions indésirables et permet de travailler de manière concentrée et productive.
De nos jours, les employés s'attendent à juste titre à pouvoir travailler où qu'ils se trouvent, que ce soit dans l'entreprise, dans leur bureau à domicile ou ailleurs. Les employés doivent donc toujours conserver leur environnement de travail, rester joignables avec leurs paramètres habituels, contacts et numéros directs entre autres. Tous ces différents canaux doivent pouvoir être synchronisés de manière fiable.
C'est là que les concepts d'utilisateurs itinérants offrent des avantages, comme le permet Fontevo sur la base de la solution logicielle COMtrexx entièrement virtualisable. Les différents moyens de communication sont attribués à un profil d'utilisateur spécifique, sécurisés par les différentes méthodes d’accès correspondantes. L'utilisateur peut ainsi accéder à toutes ses fonctions téléphoniques principales, à ses contacts via une application pour smartphone, une solution softphone pour un ordinateur portable ou un PC ou autres appareils de téléphonie fixes.
Il est évident que le fait de pouvoir rétablir rapidement les services de communication en cas de panne du système est un facteur essentiel de la continuité des activités, c'est-à-dire de la poursuite de l'activité - et pas seulement dans les situations de crise. C'est notamment pour cette raison que de plus en plus d'entreprises utilisent aujourd'hui des systèmes téléphoniques distribués, hébergés dans des centres de données géo-redondants. L'utilisation de deux datacenters situés à des endroits éloignés l'un de l'autre, qui possèdent le même état des données et peuvent à tout moment reprendre la fonction de l'autre, permet d'atteindre une sécurité extrêmement élevée contre les interruptions de service.
Pour de nombreuses organisations, en particulier dans le secteur public, le transfert complet d'un système informatique dans le cloud n'est toutefois pas une option pour des questions légales ou pratiques. Dans de tels cas, la virtualisation de la solution PBX dans un environnement dédié peut s'imposer. Ainsi les services administrateurs système pourront la gérer et l'intégrer dans les outils de sauvegarde et de surveillance existants. Dés lors, le service informatique définira lui-même les objectifs de disponibilité, au lieu de dépendre d'un tiers. Les différentes solutions doivent être envisagées, sans limiter la possibilité de construire des architectures intermédiaires avec la possibilité de s’adapter rapidement aux contraintes opérationnelles. C’est souvent la clé du succès.
La pandémie mondiale a mis en évidence l'importance de pouvoir adapter rapidement les solutions de télécommunication à l'évolution de la demande. Les solutions qui permettent d’étendre facilement leur capacité ou de s’adapter aux contraintes ont été plébiscités. L'installation ou l'intégration doit être aussi simple que possible et, dans l'idéal, être effectuée en grande partie par l'utilisateur lui-même. Cela permet de gagner un temps précieux dans les situations exceptionnelles et de décharger les administrateurs informatiques internes.
Pour les employeurs, il est aujourd'hui indispensable d'essayer de nouvelles voies en vue de l'avenir de leur entreprise. Il faut toutefois tenir compte de certains éléments. Ainsi, les fonctions de sécurité devraient jouer un rôle central pour permettre aux collaborateurs de travailler de manière flexible tout en gardant le contrôle sur les données.
Les entreprises devraient également miser sur les bonnes solutions de communication professionnelle, qui permettent de s'adapter facilement à l'évolution de la demande. Une gestion des présences multi-outils et des concepts d'utilisateurs itinérants devraient être également des critères de décision essentiels lors du choix du système informatique. De même, les choix d’architectures sont primordiaux pour atteindre les objectifs de disponibilité.
En tenant compte de tous ces aspects dans le choix des solutions de télécommunications professionnelles, on améliore non seulement l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée de ses collaborateurs, mais on augmente aussi leur productivité !
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